Responsable Approvisionnement-Burkina Faso – Coordination SUD

INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturels et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groupes sociales les plus vulnérables.

Termes de référence 

Intitulé du poste : Responsable Approvisionnement

Code : SR-56-9414

Pays : Burkina Faso

Lieu d’affectation : Fada N’Gourma

Date de prise de fonction : 18/08/2024

Durée du contrat : 6 mois

Sous la supervision de : Coordinateur(trice) Logistique & Approvisionnement

Supervision fonctionnelle : n/a

Personnes à charge : 02

Lieu d’affectation : Non-family duty station

Contexte général du projet

Le Burkina Faso a connu une période de stabilité politique à partir de son indépendance jusqu’à l’insurrection populaire de 2014. Après l’insurrection populaire de 2014, le pays est entré dans une période de transition démocratique et des élections ont eu lieu en 2015 et 2020. En janvier 2022, un coup d’État a poussé le président du pays à démissionner et a mis fin à la période de transition démocratique. En effet, en janvier 2022, un régime militaire a été mis en place. Au cours de l’année 2022, l’instabilité politique et sociale au Burkina Faso a continué à se dégrader et en septembre 2022 un groupe de militaires a pris le pouvoir et a instauré un nouveau régime militaire. Dans ce contexte d’instabilité politique et sociale, la crise d’insécurité dans la région du Sahel s’est aggravée et étendue à d’autres régions du pays – notamment les régions de l’Est, du Nord, du Centre-Nord et de la Boucle de Mouhoun.

Objectif général de la position

Est responsable de la planification, de la mise en œuvre, du suivi et de la gestion corrects des activités et des sections de la chaîne d’approvisionnement (traitement des commandes, approvisionnement, entrepôt et transport et douanes), conformément aux protocoles, normes et procédures d’INTERSOS afin de contribuer au bon déroulement de la mission.

Principales responsabilités et tâches

Coordination et soutien

• Participer activement à la définition et au suivi de la planification et des budgets annuels du projet et du plan de préparation aux situations d’urgence, en définissant les stratégies et en conseillant le coordonnateur de la logistique dans la traduction des besoins identifiés en objectifs, priorités et ressources nécessaires à l’intervention
• Gérer les sections d’approvisionnement au niveau de la coordination : traitement des commandes, approvisionnement, entrepôt (log et med), planification du transport et activités douanières en coordination avec le coordonnateur de la logistique et les agents de logistique sur le terrain. Coordonner les lignes de communication et les liens fonctionnels entre les départements de l’approvisionnement et des finances et de la médecine
• En collaboration avec le Coordinateur Logistique, définir les activités de gestion de l’entrepôt et des stocks et planifier le budget annuel afin d’identifier et d’optimiser la réponse aux besoins de la mission et de la population ciblée

Gestion de l’information logistique

• S’assurer que les données remontées dans le logiciel INTERSOS Logistics (IMP & IMS) sont correctement utilisées et exactes. Fournir une formation au personnel si nécessaire

Gestion de la chaîne d’approvisionnement et de l’approvisionnement

• Définir, surveiller, évaluer et assurer la mise en œuvre des stratégies et des activités globales d’approvisionnement de la mission, en apportant les ajustements nécessaires, conformément aux normes, protocoles et procédures d’INTERSOS. Il s’agit notamment de garantir ce qui suit :
• garantir le respect des politiques et procédures d’achat d’INTERSOS et des bailleurs de fonds
• créer le plan d’approvisionnement en ligne pour le PGI ;
• assurer le bon déroulement de la gestion des approvisionnements en IMP (Gestion des Demandes d’Achats) et le respect des procédures d’approvisionnement mises en place
• Stabiliser les activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et d’urgence des projets et gérer régulièrement les visites sur le terrain afin d’offrir un soutien permanent aux acteurs directs et indirects de l’approvisionnement
• valider l’utilisation des tiers liés à l’approvisionnement (fournisseurs, entreprises de transport, transitaires, etc.) proposés par les Assistants Approvisionnement, ainsi que les référents techniques en cas de besoin
• rédiger les documents d’appel d’offres en coordination avec le coordinateur logistique pays
• tenir à jour la liste des pays pré-qualifiés par pays ou par base d’INTERSOS
• appliquer les SOP 37, SOP 38 et SOP39.
• Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes des sections d’approvisionnement et définir leur niveau de priorité. Mettre en place les outils et procédures adéquats
• Planifier et collaborer avec le Bureau de l’approvisionnement mondial sur les processus d’approvisionnement international. Assurer le suivi des paiements aux fournisseurs en coordination avec les coordonnateurs régionaux des finances et l’OSG.
• Superviser les activités de gestion de l’entrepôt et des stocks, assurer le suivi des stocks médicaux et logistiques, s’assurer du respect des normes, protocoles et procédures d’INTERSOS, et rendre compte au responsable hiérarchique de l’évolution des programmes en cours. Il s’agit notamment des activités suivantes :
• S’assurer que tous les équipements et locaux sont adaptés au bon stockage des marchandises dans le respect des exigences du client et des bonnes pratiques de distribution
• assurer la bonne gestion physique et administrative des produits à l’intérieur de l’entrepôt en collaboration avec les propriétaires de stocks (SOP, gestion des flux, outils d’entreposage, inventaires…) et garantir l’application des SOP dans la gestion de la pharmacie
• assurer la sûreté et la sécurité des biens et des personnes à l’intérieur et à l’extérieur des locaux sous sa responsabilité
• Analyser les données mensuelles et trimestrielles de l’entrepôt, identifier les problèmes et proposer des solutions aux responsables hiérarchiques, aux propriétaires de stocks et aux pharmaciens
• Superviser la vérification régulière de l’inventaire tous les trimestres

Gestion des ressources humaines

• Évaluer la charge de travail du personnel d’approvisionnement et d’entrepôt et la performance en proposant un redimensionnement si nécessaire
• Planifier, superviser et mettre en œuvre, en étroite coordination avec le service RH, les processus associés (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation de la performance, détection de potentiel, développement et communication interne) du personnel sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances requises